Bransjejus: Innsyn i ansattes e-post

Illustrasjonsfoto: Colourbox.com

Litt unøyaktig kan vi oppsummere rettstilstanden dit hen at arbeidsgiver har samme innsynsrett i den ansattes e-post som han har for privat post som er sendt til den ansatte, men med arbeidsgivers navn og adresse.

Reguleres ved avtale

Innledningsvis er det viktig å understreke at innsynsretten i en viss grad kan reguleres ved avtale. Dette kan skje gjennom ansettelsesavtalen eller underveis i ansettelsesforholdet. Videre kan arbeidsgiver gjennom styringsretten trekke opp retningslinjer for innsynsretten.

Problemet rundt innsynsretten oppstår der arbeidstaker har fått en jobbrelatert mailadresse (inneholder for eksempel firmanavnet).

Retningslinjer for bruk av datasystemet

For eksempel kan arbeidsgiver bestemme at de ansatte bare skal benytte bedriftens datasystem til jobbrelaterte formål. Selv om en slik beslutning er truffet, hindrer det ikke at den ansattes omgangskrets benytter firmamailen til å sende den ansatte private filer.

Så lenge den ansatte ikke benytter firmamailen i utrengsmål og dette reduserer arbeidsinnsatsen finner de fleste arbeidsgivere at det ikke byr på problem at den ansette mottar private mailer.

Arbeidsgiver bør derfor ha regler for den ansattes bruk av datasystemet. Reglene bør si noe om den ansattes rett tå bruke datasystemet til private gjøremål. Videre bør reglene avklare i hvilke tilfeller arbeidsgiver kan lese den ansattes mail. Denne informasjonen skal fremkomme av bedriftens internkontrollsystem.

Når kan arbeidsgiver lese?

* Den ansatte er fraværende (for eksempel ferie eller sykdom) fra arbeidet. Arbeidsgiver vil da ha saklig grunn til å lese mailer for videreføre firmaets forpliktelser ovenfor omverdenen.

* Arbeidsgiver mistenker at den ansatte opptrer illojalt.

* Arbeidsgiver mistenker at den ansatte opptrer ulovlig eller i strid med bedriftens retningslinjer (eks nedlasting av barneporno eller nedlaster materiale som er i strid med bedriftens retningslinjer).

Det er som regel uproblematisk at arbeidsgiver sikrer seg innsynsrett i mailer i forbindelse med den ansattes fravær. Også den ansatte er tjent med at arbeidsoppgavene ikke hoper seg opp på grunn av fravær.

Fremgangsmåten ved innsyn i den ansattes mailer

Hvis det av avtaler eller retningslinjer fremgår at arbeidsgiver kan lese mailer når den ansatte er fraværende er forholdet uproblematisk. Dersom slike regler eller retningslinjer ikke eksisterer er utgangspunktet at man må innhente den ansattes samtykke.

Problemet inntrer i forhold til private mailer. Det klare utgangspunkt er at arbeidsgiver ikke kan lese private mailer. Problemet er at man ikke alltid vet om en mail er privat eller ikke før den er lest. Den ansatte bør derfor gis tillatelse til å sortere mailer før de åpnes.

Arbeidsgiver har mistanke om at private mailer har et innhold som er i strid med lov retningslinjer eller lojalitetsplikten

Arbeidsgiver har et ansvar for at dataanlegget ikke benyttes til ulovlig virksomhet. Ved berettiget mistanke har derfor arbeidsgiver ikke bare en rett, men også en plikt til å aksjonere. I graverende tilfeller kan politianmeldelse være et virkemiddel.

Dersom arbeidsgiver har berettiget mistanke om at private mailer benyttes til ulovlig, illojal eller virksomhet som er i strid med bedriftens retningslinjer, har arbeidsgiver innsynsrett i mailene selv om de er betegnet som private. Ved åpningen av denne type mailer anbefaler Datatilsynet at den ansatte selv eller tillitsvalgte gis anledning til å være til stede når mailene åpnes.

Brudd på personvernloven

Brudd på reglene om personvern kan medføre at faktisk bevis ikke kan fremlegges i for eksempel en oppsigelsessak. Dertil kan brudd på personvernloven medføre pålegg og tvangsmulkt fra Datatilsynet. Grovere tilfeller kan i sin ytterste konsekvens medføre fengsel.

Les mer om denne problemstillingen i Horeca nummer 3 2009, som nå er på vei til abonnentene.

Du kan abonnere på Horeca her