Mobilløsning forenkler arbeidsdagen for salgssjåførene

Løsningen fra Consafe Logistics er brukervennlig og har Windows brukergrensesnitt tilpasset sjåførenes behov, sier logistikksjef Kristin Langeland og IT-sjef Gudvin Baldersheim.

Hennig Olsen IS er Norges eldste produsent av iskrem og dessertprodukter. Virksomheten ble grunnlagt i 1924 og fabrikken i Kristiansand ble bygd i 1960. Siden den gang har den vært under kontinuerlig utvikling. Fabrikken har i dag det mest moderne utstyret innen iskremproduksjon.

Rettidige leveranser

Kravet til funksjonelle logistikkløsninger som bidrar til rettidige leveranser er avgjørende for virksomheten.

– I nærmere 20 år har vi benyttet elektroniske løsninger med håndholdte terminaler, sier Baldersheim.

– De siste to årene har vi benyttet løsningen fra Consafe Logistics. Den er brukervennlig og har Windows brukergrensesnitt tilpasset sjåførenes behov. Her kan kunden signere direkte på PDA’en for mottatt leveranse. Bilene er utstyrt med skriver for å produsere fakturaer som leveres direkte til kunden. Kunden kan også motta en elektronisk kopi. All informasjon fra PDA’en sendes til vårt ERP-system som genererer elektroniske fakturaer.

Flere nye funksjoner

– Prinsippene i våre gamle terminaler var sammenliknbare med dem vi benytter i dag, men vi har fått en rekke nye funksjoner med innføringen av nytt system. Vår målsetting er å ikke automatisere alle funksjoner, men vi har likevel oppnådd en besparelse på mer enn ett årsverk bare ved redusert arkivering og fremhenting av kopier.

Ny funksjonalitet

– Bakgrunnen for anskaffelse av MobileSale var behovet for ny funksjonalitet, sier Baldersheim.

– Vi utarbeidet kravspesifikasjon der et av punktene var økt funksjonalitet. Kravet var at nye terminaler skulle ha signatur, telling på terminal, varebestilling og muligheten for temperaturovervåking i fryserommet på bilen. Forespørsel ble sendt ut til tre leverandører hvor Consafe Logistics gikk av med seieren.

Erfaringene med signering i PDA’en er så langt meget gode.

Tøff konkurranse

Konkurransen i iskrem, dessert- og kakemarkedet er hard. Iskremprodusenten i Kristiansand har 48 prosent markedsandel. Den største konkurrenten er Diplom-Is. Så langt har uroen i finansmarkedet i liten grad påvirket virksomheten.

– Til tross for dårlig sommervær i Sør Norge har årets salg av isprodukter vært større enn forrige år. Fjorårets omsetning var på ca 600 millioner kroner.

Egne kjøreruter

Hennig Olsen IS AS har hovedkontor og produksjon i Kristiansand. Selskapet har sju avdelingskontor i Oslo (heleid datterselskap), Østfold, Kristiansand, Stavanger, Haugesund, Bergen, Florø, Tromsø med underavdelinger på Sortland og i Alta.

– Vi samarbeider med ASKO på de områder vi ikke dekker selv. De har egne iskremavdelinger, isbiler og sammenfallende distribusjonsrutiner med oss, sier Langeland. Hun kan fortelle at Hennig Olsen IS har til sammen 90 lastebiler. – Sjåførene har egne kjøreruter med fastsatte leveringsadresser. Det benyttes et elektronisk ruteplanleggingssystem. Kundelistene trekkes ut fra ERP-systemet og overføres til ruteplanleggingssystemet.

Mer funksjonalitet

– Sjåførene benytter MobileSale fra Consafe Logistics som ble innført i januar 2007. Frem til i dag har det fungert meget tilfredsstillende. – Etter oppgradering i vår fikk vi mer funksjonalitet i terminalen. Det omfatter bl.a. signatur, lagertelling og varebestilling, sier Baldersheim. – Erfaringene med signering i PDA’en er så langt meget gode. Vi regner med at papirbaserte rutiner vil bli utfaset i løpet av neste halvår.

Salgssjåførene frakter varer til detaljister og kjeder. – Når bilen forlater lageret er prisinformasjon tilgjengelig på salgssjåførens håndholdte terminal (PDA). Når sjåføren kommer frem til kunden, bestemmes ordren ut fra varebeholdningen i frysedisken. Deretter plukkes ordren, leveres og faktureres etter at kunden har signert for mottatt varer på PDA’en, påpeker Langeland. – I tillegg har vi forhåndssalg til noen storhusholdningskunder. Bestillingen legges inn en forhåndsordre i ERP-systemet. Den sendes til sjåførens PDA som viser at det ligger ordre på ringekunden, sier Baldersheim.

God oppfølging

– Vi inngikk en support- og vedlikeholdsavtale med Consafe Logistics i 2006/2007, og som vi nå har forlenget. Innføringen av løsningen tok litt lengre tid enn forventet på grunn av oppgradering til en ny versjon av Windows Mobile. Det skapte litt forsinkelse men innenfor planlagte kostnadsrammer.

Oversikt over varebeholdningen

– For salgssjåførene er det viktig å ha oversikt over varebeholdningen på bilen. PDA’en brukes til å bestille for å komplettere beholdningen. Varene som går ut av bilen registreres med PDA’en og gir oss kontroll på hva vi til enhver tid leverer. Mange av våre kunder har avtaler som til enhver tid må følges opp. Derfor er det helt avgjørende å ha IT-verktøy som rasjonaliserer denne funksjonen. Salgssjåførene får enkel tilgang til data og informasjon fra forretningssystemene. Det øker effektiviteten og kutter våre kostnader, sier Baldersheim.

Variabel omløpshastighet

På lageret i Kristiansand er det 9000 pallplasser. Omløpshastigheten er variabel fra produkt til produkt. Etter produksjon er varene i karantene mens laboratorieprøver godkjennes.– Vi må sikre oss at produktet tilfredsstiller våre kvalitetskrav. Vi foretar regelmessig internrevisjon på vårt kvalitetssystem og blir jevnlig revidert av myndighetene. Som første matvareprodusent i Norge ble vi godkjent etter ISO 22000 Standard i 2007. Det sikrer maksimal hygiene og sikkerhet for iskremen fra fabrikk til frysedisk, avslutter Langeland.

Fastfood.no