Leveranser til offentlig sektor – fallgruver og kjøreregler

Alt innkjøp til det offentlige skal som hovedregel gjøres gjennom formaliserte prosesser, der konkurranseutsetting er et viktig stikkord. Anskaffelsesregelverket er derfor viktig for alle i bransjen som leverer varer og tjenester til det offentlige – eller som ønsker å gjøre dette, hva bør du som leverandør særlig tenke på?

Anskaffelsesregelverket er et omfattende og komplekst regelverk. Vi skal i denne artikkelen ikke gå inn på selve regelverket, men gi noen greie kjøreregler som forhåpentligvis kan gjøre hverdagen litt enklere for dere som leverandører.

Små og store anskaffelser

For de minste anskaffelsene gjelder det kun enkelte grunnleggende prinsipper (krav om konkurranse, likebehandling etc.) og oppdragsgiver står nokså fritt i hvordan prosessen legges opp. Dette kan gi noen utfordringer knyttet til hvordan dere som leverandørene får kjennskap til konkurransene, hvordan vi i ettertid kan se om de har blitt gjennomført på riktig måte etc. Vi skal ellers la disse anskaffelsene ligge.

For de større anskaffelsene gjelder det mye strengere regler til hvordan prosessen skal gjennomføres. Dette gjelder blant annet regler om hvilken konkurranseform som kan brukes, hvilke krav som kan stilles til leverandørene, hvilke frister som gjelder, hvordan tilbudene skal utformes, hvordan de skal vurderes, og hvordan kontrakten skal tildeles. Her er det lett å trå feil, både for oppdragsgiver og leverandør – og selv små feil kan få store konsekvenser, særlig på leverandørsiden. Som eksempel kan nevnes tilbud sendt på e-post, og som pga forsinkelse i e-postsystemet kom frem få minutter over fristen. Tilbudet ble avvist, og beslutningen opprettholdt av Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Også på oppdragsgiversiden kan det by på dyrekjøpte erfaringer å trå feil, siden leverandørene i visse tilfeller kan ha rett til betydelige erstatningsbeløp.

Kræsjkurs i anskaffelsesregler

Så, hvordan skal du som potensiell leverandør til offentlig sektor forholde deg til dette?

FØLG MED: Om du ikke har gjort det allerede; lag en bedriftsprofil på Doffin.no, og registrer interesseområder – så får du beskjed når det legges ut interessante kontrakter.

PLANLEGG: Umiddelbart etter utlysning av en interessant konkurranse, skaff deg oversikt over prosessen, frister etc. Her bør du også planlegge for det uforutsette (ref. e-posteksemplet over).

TILPASS OG JUSTER: Svært få anskaffelser gjennomføres etter opprinnelig plan. Følg derfor nøye med og tilpass egne planer til fristendringer etc.

VÆR AKTIV: I forkant av tilbudsfristen er det adgang til å stille spørsmål; såkalt Q&A-prosess. Bruk denne aktivt og still relevante spørsmål i god tid før fristen. Alle spørsmål og svar skal gjøres tilgjengelig for alle interessenter (i anonymisert form). Det kan derfor ligge mye nyttig informasjon i hvilke spørsmål andre leverandører har stilt, og hvilke svar de har fått.

VÆR NØYAKTIG: Bruk konkurransegrunnlaget aktivt og nøye og få med deg alle krav som stilles! Regelverket skiller normalt mellom «bør»-krav og «skal»-krav. Mens oppfyllelse av bør-kravene øker sjansen for å vinne konkurransen, vil manglende oppfyllelse av «skal»-krav gjøre at du blir avvist. Oppdragsgiver har en viss mulighet til å oppklare åpenbare feil og misforståelser, men uklarheter og feil i tilbudet er som den klare hovedregel leverandørens ansvar – så ikke stol på at oppdragsgiver vil (eller kan) redde deg. Det er også viktig at tilbudet må skrives som om oppdragsgiver aldri har hørt om deg – dette er særlig viktig om det skulle være du som har kontrakten i dag.

VÆR TIDLIG UTE: Det kan ikke understrekes nok, men i en tid hvor tilbud som hovedregel skal leveres elektronisk (enten per e-post eller gjennom elektroniske innkjøpsverktøy), er det avgjørende å være ute i god tid til alle frister og legge inn margin for «nedetid» (igjen ref. e-posteksempelet).

IKKE VÆR REDD FOR Å BE OM HJELP: Små og store utfordringer kan oppstå på alle trinn i prosessen, også før tilbudene er levert. Vår erfaring er at det ofte er ressursbesparende å be om hjelp tidlig i prosessen. Kanskje kan et smart stilt spørsmål tidlig i prosessen også rydde uklarheter av veien, som gjør at man slipper en dyr og usikker klageprosess i etterkant.

Lik og følg gjerne magasinet Horeca på Facebook og Instagram (søkeord horecanytt)

Du kan abonnere på gratis nyhetsbrev fra magasinet Horeca/Horecanytt.no her

Her kan du abonnere på magasinet Horeca