Konsernsjef hos Berg Hansen, Per Arne Villadsen,

Lager reiseregningen automatisk fra reisebestillingen

I øyeblikket reisen er bestilt blir reiseregningen lagd automatisk. Berg-Hansen Reisebureau AS og TravelText lanserte nyheten på tampen av fjoråret.

Redaksjonen

Publisert fredag 20. januar 2017 - 02:35

– Visjonen vår er at regningene bare skal signeres, ikke fylles ut, sier daglig leder i TravelText, Jarl-Gunnar Lier, i en pressemelding.

Etter integrasjonen av TravelText–tjenesten med Berg-Hansen er gründeren ett hakk nærmere å innfri visjonen.

Beregner automatisk

Brukerne bestiller reise hos Berg-Hansen på vanlig måte, men via portalen til TravelText.

I det reisen er bestilt blir reiserute og kvitteringer overført til TravelText. Tjenesten beregner automatisk satser ut i fra statens eller virksomhetens egne regulativer.

– Vi forenkler hverdagen for kundene ytterligere, sier konsernsjef hos Berg Hansen, Per Arne Villadsen.

– For mange reisende kan reiseregningsjobben faktisk være unnagjort på denne måten. Andre kan supplere reiseregningen fra kredittkortregningen eller ved å sende inn bilde av kvitteringer fra mobilen underveis, sier Lier.

Vil skille seg ut

Berg-Hansen har gått sine egne veier for å skille seg fra konkurrentene. Selskapet har en stor IT-avdeling med et eget utviklingsteam på 12 medarbeidere, i tillegg til samarbeid med eksterne partnere. Også i utlandet høster reisebyrået anerkjennelse for at kundene nå gjør 70 prosent av bestillingene selv, og at 98 prosent av kundeordrene går uassistert gjennom systemene.

– Strategien er å skille oss ut med unike tjenester og et enkelt brukergrensesnitt. Gjennom samarbeid med TravelText, forenkler vi hverdagen for kundene ytterligere. Reiseregninger blir bortimot moro når de lager seg selv, sier konsernsjef hos Berg Hansen, Per Arne Villadsen.

Unngår manuell behandling

TravelText anslår gjennomsnittskostnaden for behandling av én enkelt reiseregning til rundt 2000 kroner. Det inkluderer medgått arbeidstid både for den som skriver og de som behandler regningen.

Selskapet har derfor lagt opp til gode attesteringsrutiner og integrasjon med økonomisystemer. Blant annet er TravelText sømløst integrert med UniMicro og 24SevenOffice. Det innebærer at reiseregninger, utleggsregninger og kjørebøker fra TravelText automatisk blir overført etter attestering til bokføring i lønn og regnskap.

– I mange virksomheter tar reiser andreplassen i kostnadsstørrelse etter lønn. Alt for mye oppmerksomhet går til manuell behandling. Vår rolle som expense management-selskap er derfor både å forenkle regningsbehandling og levere verktøy for å analysere utgiftene. I sum bidrar dette til å redusere kostnader og øke produksjonen, sier Lier.

Lik og følg gjerne magasinet Horeca/nettstedet Horecanytt.no på Facebook og Instagram (søkeord horecanytt)

Du kan abonnere på gratis nyhetsbrev fra magasinet Horeca/Horecanytt.no her

Reiseregning, utlegg og kjørebok

• Refusjon av reiseregning, utlegg og kjørebok er kompleks fordi regningene skal føres riktig, inkluderer omfattende refusjonssatser og valutaproblematikk, skal attesteres internt og ofte eksternt (tidkrevende), og berører både regnskapsbilag og lønnsoppgavepliktige satser.

• På grunn av kompleksiteten blir reiseregninger en tidkrevende stressfaktor for brukerne og en utfordring for administrasjonen å bokføre innenfor deadlines.

• TravelText anslår gjennomsnittskostnaden for behandling av en reise- eller utleggsregning til 2000 kroner. Mye av dette er knyttet til manuell behandling av reiseregninger. Selskapet retter derfor sine expense management-systemer inn mot behovene til både de som skal ha refusjon og som administrerer refusjonene.

• TravelText er integrert med flere økonomisystemer inkludert UniMicro og 24SevenOffice.

• Selskapet er alene om å gjøre reiseregning ferdig på grunnlag av reisebestilling i reisebyrå. Brukerne kan supplere med informasjon fra kredittkort-transaksjoner, foto av kvitteringer eller utfylling på nett. Beregning av satser og valutakonvertering skjer automatisk.